Returning Officer/Directeur ou directrice du scrutin

Are you ready to put your management skills to work by serving democracy in Ontario? If so, join an innovative and recognized leader in electoral administration today!

Who we are
The Office of the Chief Electoral Officer is an independent, non-partisan agency of the Legislative Assembly of Ontario, responsible for the administration of provincial elections, by-elections and referenda.

Our recruitment process reflects our mission to uphold the integrity and accessibility of the electoral process and to manage elections in an efficient, fair, and impartial manner. Together, we lead change by building modern services that put the needs of Ontarians first.

Join our team
We are seeking results-oriented, management-level community leaders who thrive in a multi-faceted challenging environment, to manage the administration of all aspects of provincial elections, by-elections and referenda in their assigned electoral district.

The Returning Officer (RO) is at the heart of the election in their electoral district (ED). They play a key role in maintaining public trust in the electoral process to ensure democracy is upheld by delivering fair, accessible, impartial and consistent elections.

ROs are appointed by Order-In-Council for a 10-year period based on the recommendation of the Chief Electoral Officer.

What to expect in this role
For your assigned ED, you will be:

• Planning and preparing for electoral events including identifying and inspecting several voting locations and returning office space.
• Processing candidates’ nomination papers.
• Ensuring all voting channels are operating effectively during advance poll and polling day voting.
• Using your strong community network to oversee recruitment of returning office staff (8-12) and poll officials (400-600).
• Manage a team of qualified election professionals, including returning office staff and voting location staff.
• Reporting progress and issues to headquarters’ staff, as required.
• Reporting election results accurately and efficiently.
• Maintaining the integrity and privacy of sensitive election products such as the List of Electors.
• Completing event deliverables according to timelines set by the Election Act and Elections Ontario headquarters (EOHQ), such as the implementation and delivery of all voting channels.
• Developing and managing effective and collaborative working relationships with a range of internal and external stakeholders.
• Managing the returning office budget and payroll activities, and complying with Elections Ontario (EO) standards, legislation, policies and administrative structures.

Click here (YouTube.com/ElectionsON) to watch videos about the Returning Officer position in Ontario.

Working conditions:
During the election period, the RO position can be demanding, both mentally and physically. ROs work long hours, six days a week, during the 29-day election period and for several weeks after the election. Outside the election period, ROs work variable hours on an occasional, part-time basis to carry out pre-election planning assignments and attend training or briefing sessions, etc.

ROs can expect to work the following hours for the pre-election, election and post-election periods:

• Pre-election:

o   January – July 2025 (10-20 hours)

o   July – December 2025 (5-10 hours)

o   January – April 2026 (15-25 hours)

Note: From January 2025 to April 2026, ROs can expect part-time, variable hours. The hours are estimated. Training sessions may require full-day availability for 4 to 5 days.

• Election period:

o   May – June 2026 (full-time hours, 6 days per week)

• Post-election:

o   July – September 2026 (part-time, variable hours)

Note: The above timeframes are subject to change, as by-elections and referenda may be called in an RO’s assigned electoral district.

What you need to qualify

• Must be of voting age, a Canadian Citizen and resident in Ontario as per the Election Act.
• Demonstrated management skills and experience to manage a team of qualified election professionals.
• Leadership role in the community; strong network and connections in the electoral district to assist with recruitment of returning office staff and poll officials.
• Event planning or project management experience; demonstrated ability to work under pressure to ensure deliverables are completed on time.
• Demonstrated expertise in Human Resources management of a diverse workforce.
• Demonstrated experience financially managing a six-figure budget.
• Knowledge and understanding of various legislation including Election Act, Election Finances Act, Ontario Employment Standards Act, Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, the Ontario Human Rights Code, French Language Services Act and privacy legislation.
• Highly developed oral/written communications, customer service, consultation, relationship management and interpersonal skills to work effectively with electors, candidates, landlords and other partners.
• Demonstrated experience with computer technology systems including Microsoft Office suite and various software applications, and comfortable adopting new software.
• Living in or near the electoral district is preferred. Local demographic and geographic knowledge of electoral district is considered an asset.
• Have access to a reliable means of transportation.

Locations
We are recruiting for Returning Officers for the following electoral districts:

ED123 – Kiiwetinoong
** ED124 – Mushkegowuk—James Bay

** French designated electoral districts where the RO having a professional working knowledge of French is an asset.

How to apply
Please submit your resume and cover letter as one attachment, by completing the Returning Officer Application no later than September 18, 2024.

While we appreciate all applications, only those candidates selected for an interview will be contacted. We thank all applicants for their submissions.

How to request an accommodation
Elections Ontario is an equal opportunity employer. We are committed to fostering an inclusive, equitable and accessible environment, where all employees feel valued, respected, and supported.

Under the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act and the Ontario Human Rights Code, we provide accommodations to applicants with disabilities throughout the recruitment and selection process. If you require a disability-related accommodation to participate, please call 1-888-668-8683, send a fax to
1-866-714-2809, TTY at 1-888-292-2312 or email hr@elections.on.ca.

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Vous êtes prêt ou prête à mettre vos compétences en gestion au service de la démocratie en Ontario? Dans ce cas, rejoignez dès aujourd’hui un chef de file innovant et reconnu dans le domaine de l’administration des élections!

Qui nous sommes
Le Bureau du directeur général des élections est un organisme indépendant apolitique relevant de l’Assemblée législative de l’Ontario qui est chargé de la tenue des élections provinciales, des élections partielles et des référendums.

Notre processus de recrutement reflète notre mission consistant à préserver l’intégrité et l’accessibilité du processus électoral et à gérer les élections de façon efficace, équitable et impartiale. Ensemble, nous conduisons le changement en créant des services modernes qui accordent la priorité aux besoins des Ontariens et des Ontariennes.

Rejoignez notre équipe
Nous sommes à la recherche de leaders communautaires capables d’exercer une gestion axée sur les résultats et de s’épanouir dans un environnement stimulant aux multiples facettes, afin de gérer tous les aspects de l’administration des élections générales, des élections partielles et des référendums dans la circonscription électorale qui leur est attribuée.

Les directeurs du scrutin sont au cœur des élections dans leur circonscription électorale. Ils jouent un rôle clé pour maintenir la confiance du public dans le processus électoral afin de faire respecter la démocratie en organisant des élections équitables, accessibles, impartiales et cohérentes.

Les directeurs du scrutin sont nommés par décret pour un mandat de dix ans, sur recommandation du directeur général des élections.

Responsabilités liées au poste :
Dans la circonscription électorale qui vous sera attribuée, vos fonctions seront les suivantes :

• Planifier et préparer les élections, y compris sélectionner et inspecter plusieurs lieux de vote et le bureau du directeur ou de la directrice du scrutin.
• Traiter les déclarations de candidature des candidats.
• Veiller au bon fonctionnement de toutes les options de vote lors du vote par anticipation et le jour du scrutin.
• Utiliser votre solide réseau communautaire pour superviser le recrutement des membres du personnel du bureau du directeur ou de la directrice du scrutin (8-12) et du personnel électoral (400-600).
• Gérer une équipe de professionnels électoraux qualifiés, comprenant le personnel du bureau du directeur ou de la directrice du scrutin et le personnel des lieux de vote.
• Rendre compte des progrès et des problèmes au personnel du bureau central, au besoin.
• Communiquer les résultats des élections de manière exacte et efficace.
• Préserver l’intégrité et la confidentialité des produits électoraux sensibles comme la liste des électeurs.
• Fournir les éléments livrables des élections dans les délais prescrits par la Loi électorale et fixés par le bureau central d’Élections Ontario, comme la mise en place et la mise à disposition de toutes les options de vote.
• Développer et gérer des relations de travail efficaces et collaboratives avec un éventail d’intervenants internes et externes.
• Gérer le budget et les activités de paie du bureau du directeur ou de la directrice du scrutin, et respecter la législation ainsi que les normes, les politiques et les structures administratives d’Élections Ontario.

Cliquez ici (YouTube.com/ElectionsON) pour regarder des vidéos sur le poste de directeur ou directrice du scrutin en Ontario.

Conditions de travail :
En période électorale, le poste de directeur ou directrice du scrutin peut être exigeant, tant mentalement que physiquement. Les directeurs du scrutin travaillent de longues heures, six jours par semaine, lors des 29 jours qui constituent la période électorale et pendant plusieurs semaines après l’élection. Hors période électorale, les directeurs du scrutin travaillent à des horaires variables, occasionnellement et à temps partiel, afin d’effectuer des tâches de planification préélectorale et de participer à des séances de formation ou d’information, etc.

Les horaires de travail prévus pour l’élection générale de 2026 sont les suivants :

• Période préélectorale :

o   Janvier-juillet 2025 (10-20 heures)

o   Juillet-décembre 2025 (5-10 heures)

o   Janvier-avril 2026 (15-25 heures)

Remarque : De janvier 2025 à avril 2026, les directeurs du scrutin peuvent s’attendre à des horaires variables à temps partiel. Les heures sont estimées. Les séances de formation peuvent nécessiter d’être disponible toute la journée pendant 4 ou 5 jours.

• Période électorale :

o   Mai-juin 2026; (heures à temps plein, 6 jours par semaine)

• Période postélectorale :

o   Juillet-septembre 2026; (temps partiel, horaires variables)

Remarque : Ces horaires prévus sont susceptibles d’être modifiés. En outre, des élections partielles et des référendums sont susceptibles d’être déclenchés à tout moment dans la circonscription électorale qui vous est attribuée.

Conditions d’admissibilité :

• Être en âge de voter, avoir la citoyenneté canadienne et résider en Ontario, conformément à la Loi électorale.
• Expérience et compétences en gestion avérées pour gérer une équipe de professionnels électoraux qualifiés.
• Rôle de chef de file à l’échelle communautaire; réseau et liens solides dans la circonscription électorale pour aider au recrutement des membres du personnel du bureau du directeur ou de la directrice du scrutin et du personnel électoral.
• Expérience en planification d’activités ou en gestion de projets; capacité manifeste de travailler sous pression pour s’assurer que les éléments livrables sont fournis en temps voulu.
• Expertise démontrée en matière de gestion des ressources humaines dans le contexte d’une main-d’œuvre diversifiée.
• Expérience confirmée dans la gestion financière d’un budget à six chiffres.
• Connaissance et compréhension de diverses lois, incluant la Loi électorale, la Loi sur le financement des élections, la Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario, la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur les services en français et la législation relative à la protection de la vie privée.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et compétences avancées en communication orale et écrite, en services à la clientèle, en consultation et en gestion des relations afin de travailler efficacement avec les électeurs, les candidats, les propriétaires d’immeubles et d’autres partenaires.
• Expérience confirmée des systèmes informatiques comme la suite Microsoft Office et diverses applications logicielles, et capacité d’adoption de nouveaux logiciels.
• Il est préférable de résider dans la circonscription électorale ou à proximité. La connaissance des caractéristiques démographiques et géographiques locales de la circonscription électorale est considérée comme un atout.
• Avoir accès à un moyen de transport fiable.

Lieux
Nous recrutons des directeurs du scrutin pour les circonscriptions électorales suivantes :

CE123 – Kiiwetinoong
*CE124 – Mushkegowuk—Baie James

*Circonscriptions électorales désignées francophones où la connaissance professionnelle et pratique du français par le directeur ou la directrice du scrutin est un atout.

Comment postuler
Veuillez joindre un fichier unique contenant votre curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement, en remplissant le formulaire de candidature au poste de directeur ou directrice du scrutin, au plus tard le 18 septembre 2024.

Même si nous évaluons toutes les demandes, nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue. Nous remercions toutes les personnes qui présentent un dossier de candidature.

Comment faire une demande de mesures d’adaptation
Élections Ontario souscrit au principe de l’égalité des chances et est résolu à fournir un milieu de travail inclusif, équitable et accessible dans lequel tous les employés se sentent valorisés, respectés et soutenus.

En vertu de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et du Code des droits de la personne de l’Ontario, Élections Ontario offre des mesures d’adaptation aux personnes handicapées qui posent leur candidature, et ce, tout au long du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation liées à un handicap afin de participer au processus, veuillez communiquer avec nous en composant le 1 888 668-8683 (ATS : 1 888 292-2312), ou bien en envoyant une télécopie au 1 866 714-2809 ou un courriel à hr@elections.on.ca.